31 aug

11 STEG FÖR ATT ARRANGERA ETT LYCKAT EVENEMANG

Foto: Unsplash

Dags att arrangera evenemang? Kul! Vi på Innovative Event Management har listat 11 tips för att skapa en minnesvärd tillställning.

1. Mind map

Vad är ditt mål med eventet? Har du ett specifikt syfte eller förväntan? Skriv upp alla idéer på ett papper. Var inte rädd för att ta ut svängarna! Genom att skapa en mind map och kartlägga eventet kan arrangemanget få en röd tråd och det blir enklare att uppnå dina mål och förväntningar. 

2. Bestäm lokal

Beroende på vilket event du ska arrangera kan platsen vara det viktigaste att bestämma. Anpassa lokalen efter besökarna. Exempelvis för arrangemang av ett företagsevent kan det vara uppskattat att hyra en lokal med atmosfär lik företagets estetik, arbete och intressen. Det är även bra att titta efter en lokal som passar antalet besökare och där det finns möjlighet att sitta, hålla tal och mingla.

3. Budget

För att kunna planera och organisera kan det vara skönt att klarlägga budgeten tidigt. Hur mycket pengar finns att röra sig med? Utgå från startkapitalet och fördela utgifterna. Planera utefter gästernas intressen och troliga önskemål. Kommer de att uppskatta fri bar, gratis mat eller live-musik? Kanske att någon känd person finns på plats? Utforma efter företaget och våga tro att dyrt inte alltid behöver innebära bäst.

4. Tidsplanering

För att genomföra ett lyckat event behöver du en strukturerad plan. Först och främst behöver du skapa en tidsplan. Fördela tiden på de olika områdena och se om det känns genomförbart. Tidsplaneringen bör vara sammanflätad med budgeten. Genom att kartlägga de bredvid varandra kan du enkelt se vad som känns rimligt och inte. Hur mycket bör exempelvis borddukningen kosta och kräva i tid? Både tidsplaneringen och det ekonomiska kräver eftertänksamhet och utrymme för potentiella förändringar.

5. Skapa unika detaljer

När all översiktlig planering är klar rekommenderar vi att du går ner på detaljnivå. Med tid, budget och målgrupp i grunden planerar du eventets detaljer, som gör just ditt event till ett minnesvärt sådant. Vad för typ av musik ska spelas, vilken underhållning ska finnas till gästerna och vad för typ av inredning ska det vara. Fundera själv vad du uppskattar på tillställningar och försök hitta det som framkallar wow-känsla hos gästerna.

6. Bekvämligheter

På event ansluter sig människor för att antingen mötas eller uppleva någonting. Försök se till att det finns många bekvämligheter på plats. Bra toaletter, sittplatser, någonting att äta och/eller dricka samt möjlighet att ta sig in och ut. Större samling sittplatser kan vara bra för de event där besökarna ska mingla, och ett bredare mat- och dryckutbud kan vara bra för de event som varar länge.

7. Sponsorer

Inom eventbranschen är det vanligt att en del av eventet finansieras av sponsorer, i utbyte mot synlighet i sammanhanget. Tänk igenom om du ska arbeta med sponsorer, i så fall vilka, och på vilket sätt. Vi rekommenderar att göra research på vilka sponsorer som passar bra ihop med eventet och dess målgrupp. Exempelvis en restaurang som sponsrar eventet med sin mat, eller något roligt sällskapsspel sponsrat av ett spelföretag. 

8. Marknadsföring 

Utöver sponsring är det också viktigt att marknadsföra arrangemanget. Här behöver du ha bestämt vilken målgrupp som evenemanget ska rikta sig till och kommunicera på det sätt som passar. Här kan sociala medier vara bra. Ska evenemanget synas på Facebook eller Instagram? Ta reda på vilken plattform som målgrupper använder sig av. Detta är bra att tänka ut och planera tidigt, både budget och researchsmässigt. I marknadsföringen har du även chansen att lyfta fram eventets unika detaljer, utan att avslöja för mycket! Bygg upp gästernas förväntningar och längtan till tillställningen.

9. Ha en plan B

Saker blir inte alltid som man har tänkt sig, det gäller därför att vara förberedd på det mesta. Se över säkerhet, teknik och potentiella saker som kan gå fel. Detta gör att du kan sova gott natten innan och vara lugn under hela tillställningen. Det gör inget om musiken skulle tystna för du har en extrasladd i väskan, eller om maten tar slut så har du extra i kylskåpet. Genom att ägna lite tid åt att fokusera och förhindra saker som kan gå snett så kommer du i slutändan att bespara dig en massa tid och onödig oro. Detta är extremt värdefullt för både dig och de som har anlitat dig. 

10. Tro på dig själv!

Trots planering i minsta detalj så kan det bli helt annorlunda än vad man har tänkt sig. Det betyder inte att en katastrof inträffar utan mer att gästerna har andra intentioner än vad man har tänkt sig. Våga tro på att du gjort ett bra jobb och att gästerna uppskattar det! Det är roligt att gå på event och det märks om någon har lagt ner mycket tid och tanke på det. 

11. Analysera resultatet

Efter eventet är det en bra idé att analysera och reflektera. Fick deltagarna ut det de ville? Blev allt som du förväntade dig? Detta ger dig en bra överblick och insikter till dina framtida eventplaneringsfaser.

Vill du få ytterligare kunskap som kommer till användning i branschens alla steg? Anmäl dig till vår kurs!

Du hittar all info här: KURS & PRIS.