07 apr 5 råd till dig som ska arrangera evenemang

1. Bena ut syftet

Det som du allra först behöver reda ut är vad målet med eventen är! Har du ett specifikt syfte med arrangemanget? Vad önskar du få ut som resultat av sammankomsten? Att reda ut dessa aspekter kan vara bra för att få ut den effekten som man eftersöker i rollen som arrangör. Att kartlägga sitt syfte kan även hjälpa evenemanget att hålla sig till en röd tråd i alla stadier av planeringen och genomförandet.

2. Val av lokal

Du behöver hitta och boka en lokal som passar bra in med ditt evenemang. Beroende på vilket event du ska arrangera kan eventuellt valet av lokal vara viktigare än vilket datum det genomförs på. Ska du exempelvis arrangera ett event för ett företag inom livsmedelsbranschen kan det vara en bra idé att titta på lokal i form av en restaurang som serverar liknande mat eller har en atmosfär som går väl ihop med företagets estetik.

3. Gör en detaljerad plan 

För att genomföra ett lyckat event behöver du en strukturerad plan. Först och främst behöver du lägga upp en tidplan. Är det genomförbart med den tidsram jag har? Behöver vi flytta tid från ett område till ett annat? Tidsaspekten bör vara sammanflätad med den ekonomiska planeringen. I relation till tid, är det här en rimlig summa att lägga på t.ex. bordsdukning? Budgeten är en viktig pelare i ett event som kräver eftertänksamhet och utrymme för ändringar.

4. Sök sponsorer och marknadsför evenemanget

Apropå budget. En del av finansieringen inom eventbranschen kommer inte ovanligtvis från sponsorer som i utbyte mot synlighet i sammanhanget bidrar till den ekonomiska möjligheten att genomföra ett event. Här behöver du bestämma dig för om du ska arbeta med sponsorer och på vilket sätt det kan göras. Innan ett arbete med sponsorer kan du göra research på vilka företag som går väl överens med eventets syfte.

Utöver sponsring är det också viktigt att marknadsföra arrangemanget. Här behöver du bestämma vilken målgrupp som evenemanget ska rikta sig till och kommunicera på det sätt som träffar målgruppens intressen. Här kan sociala medier komma till stor användning, syns evenemanget på Instagram eller Facebook? Och är det där er målgrupp rör sig? Det är bra att bena ut i tid, innan marknadsförings-perioden drar igång.

5. Analysera resultatet

I efterhand är en bra ide att analysera arrangemangets resultat. Dels för att se så att deltagarna fick ut det de ville av sammankomsten, men det lägger även en bra överblick till vad som kan förändras i nästa events planeringsfas.

Här har vi kortfattat listat fem punkter att följa vid en planering av ett event, men vid varje punkt krävs mer arbete. Hos oss på Innovative Event Management får du skräddarsydd kunskap som kommer till användning i branschens alla steg. Under fliken KURS & PRIS kan du läsa mer om vad du kan förvänta dig av kursen.

Text: Linn Hammarlund
Foto: Pexel