27 maj Allt du behöver veta för att fixa ett digitalt event

Foto: Pexels
Text: Maja Frick

Just nu blir mer och mer events digitala och förmodligen kommer de digitala eventen leva vidare efter Coronapandemin. Att hålla och planera ett digitalt event är inte så svårt som det kan låta, det som spelar roll är strukturen och planeringen av mötet. Ett digitalt event bjuder in för fler att vara med oavsett budget och bli mer lättillgängligt. Många har kanske aldrig planerat eller deltagit i ett digitalt event innan så vi vill hjälpa dig hur du skulle kunna gå till. 

Första steget är att ha en tydlig plan. För att ha ett lyckat digitalt event är det viktigt med ett tydligt syfte. Tänk ut varför mötet ska hållas och vad det ska leda till. Vad vill du som planerare ha ut av eventet och vad vill deltagarna få med sig av det? Ha ett tydligt schema över vad som ska hända och vilka som ska tala. Är det bara du som ska tala, ska du bjuda in en gäst och ska deltagarna få diskutera med varandra? Bestäm hur långt eventet ska vara och se till att ha koll på de praktiska delarna innan du bestämmer ett datum. 

När du har en tydlig plan är det dags att välja rätt plattform. Det finns och har tillkommit många plattformar som stödjer livestreaming, till exempel Zoom eller Microsoft Teams. Bena ut behöver för eventet och välj den plattform som har de bästa funktionerna för ditt event. Ska deltagarna vara talare och diskutera med varandra? Då är det bra att välja en plattform som kan dela upp deltagarna i olika grupper, till exempel breakoutrooms. 

Nästa steg är att marknadsföra ditt event på rätt sätt. När du har din tydliga plan bör du också veta vem eller vilka som skulle gynnas av att delta. Marknadsför ditt event utifrån deltagarnas behov och se till att ditt erbjudande är unikt. Se till att deltagarna vet vad de kommer att få ut av att delta. Använd dig av de plattformar oh platser som din målgrupp rör sig på och har du redan ett community kan du självklart använda det. 

Innan det är dags för eventet är det bra att se till att allt material fungerar. Material är allt från de tekniska aspekterna till innehållet i ditt event. Kör ett test event med några du känner innan det riktig eventet för att se att allting fungerar. Be om konstruktiv kritik och förändra om det är någonting som kan förbättras. Se till att ljud och ljus fungerar optimalt och se till att du vet var alla funktioner du ska använda finns. 

Även på digitala event är det viktigt med feeback. Genom att ta emot feedback och även ge feedback blir du bättre tills nästa gång. Du får ännu mer kompetens och kunskap som du kan ta med dig till kommande event. Var öppen för feedback som du kanske inte delar eller håller med om, alla ser på saker med olika ögon. Reflektera över hur du kan få ännu mer deltagare tills nästa event och göra det ännu mer attraktivt. 

För att ett digitalt event ska bli så likt som en fysiskt som möjligt är det viktigt att se till att mingla – fast digitalt. Se till att deltagarna är intresserade och får relevant information. Du behöver anpassa innehållet till den virtuella världen och även de sociala aspekterna. Ett tips är att ha ett kortare event med många pauser och se till att vara så koncist som möjligt. Ett tips är att ha rörelsepauser för att deltagarna ska fortsätta hålla intresset uppe och få energi. Att sitta framför en skärm flera timmar är inte att föredra, så försök att se till att deltagarna går ut en stund eller rör på sig på något sätt. 

Efter eventet kan du skapa en grupp på någon plattform för att deltagaran ska kunna diskutera eventet och du kan se vad de uppskattade och inte. I den här gruppen kan de kommunicera med varandra och kanske lära känna varandra innan och efter eventet för att lätta upp stämningen. Att känna samhörighet med de andra deltagarna är viktigt för events känsla så se till att deltagarna har kul och integrerar med varandra.