17 maj Skapa effektiva möten

Foto: Pexels
Text: Maja Frick

Eventbranschen handlar om möten. Möten med dina kollegor och andra människor inom branschen, och inte minst deltagarna på ett event. Men ineffektiva möten kan ju vara något av det värsta som finns och något som man vill undvika. Att skapa effektiva möten är inte svårt, det handlar mest om en tydlig dagordning och syfte med mötet. Oavsett om du är deltagare på ett möte eller är mötets ledare är det viktigt att du vet varför mötets alla deltagare är där och vad mötet ska innehålla. Här får du en checklista som kan hjälpa dig med dina effektiva möten i framtiden. 

Ha ett tydligt syfte med mötet

Det här kan låta självklart med är i många fall otydligt och kan leda till att man går ifrån ett möte utan att ens ha uppfattat vad det handlade om. Genom att ha ett syfte med ett möte kan du bjuda in relevanta människor som behövs för mötets dagordning och diskussioner. Alla som ska delta på mötet ska veta varför mötet ska äga rum, inte bara ledaren av mötet. 

Bjud in rätt personer

Måste verkligen alla du har tänkt ska vara med på mötet vara med på mötet? Självklart ska alla som är relevanta för mötets syfte vara med, men behöver verkligen hela arbetsgruppen vara med om du ska ha ett möte en ett specifikt ämne som inte röra alla? Att ha rätt personer på mötet skapar engagemang och respekterar din, deltagarnas och ickedeltagarnas tid. 

Skicka ut en dagordnig eller agenda 

När du har skapat ett tydligt syfte och därmed vet vilka som ska delta på mötet kan du skicka med en dagordning eller agenda i inbjudan. Då har alla fått förutsättningarna till att veta vad mötet ska handla om och vilka punkter som ska tas upp. En tydlig dagordning med en tidsplan håller mötet i rätt riktning och gör att diskussionerna heller sig till ämnet. Lägg de viktigaste punktera överst på dagordningen och är det ett långt möte kan det vara bra att ta pauser. 

Diskutera om de rätta ämnena

Trots en tydlig dagordning kan det hända att diskussioner hamnar på sidospår och helt plötsligt handlar om något annat. Märker du att ni kommer ifrån tidsplanen och agendan är det viktigt att påminna deltagarna om vad ni började prata om och fortsätta därifrån. Det kan ibland vara jobbigt att behöva sätta stopp för en diskussion, men är den inte relevant för ditt möte kan det behövas och är helt okej. 

Gör en To-Do lista

Vem, var, när, hur? Skapa en to-do lista för vem som ska göra vad, var det ska ske, när det ska vara klart och hur det ska gå till. Då får du och alla andra en tydlig plan att arbeta mot och ett effektivt arbetssätt. Lägg gärna till uppföljning på listan för att följa upp och höra hur det går. En optimal to-do lista har inte frågetecken eller oklarheter i sig, utan alla ska veta exakt vad de ska göra. 

Håll tidsplanen

Har du skapat en tidsplan (som vi verkligen rekommenderar att du gör) är det viktigt att den hålls för att ni ska hinna ta upp allting som är planerat. Även här kan det ibland vara svårt att sätta stopp för en diskussion som tar för lång tid, men det behövs och är viktigt för att mötet ska kunna vara effektivt. Har ni inte hunnit diskutera klart eller komma fram till det som var planerat kan ni bestämma vad som behövs tas reda på för att ta ett beslut eller bordlägg punkten till ett annat möte. 

Uppföljning

Det här är kanske den viktigaste punkten av dem alla, men oftast den som glöms eller prioriteras bort. Direkt efter mötet kan du skicka ut en kort och tydlig sammanfattning om mötet, vad som diskuterades, vilka beslut ni tog och vad som behöver göras. Följ gärna upp de personer som har ansvar för en punkt på to-do listan. Ett tips är att be dem skicka en rapportering eller uppdatering till dig, det kan vara ett bra sätt för att se till att saker faktiskt blir gjorda.