17 mar Intervju med Linn Färjhage, Project & Sustainability Manager på Hansen

Foto: Press
Text: Maja Frick

Linn Färjhage har sedan hon fick upp ögonen för eventbranschen vetat vad hon vill jobba med, vilket var Volvo Ocean Race. Idag är hon Project & Sustainability Manager på eventbyrån Hansen och trivs som fisken i vattnet. I dessa tider med digitala möten hade vi en digital intervju med henne där hon berättade mer om hur hon har tagit sig till där hon är idag och vikten av att veta vad man vill uppnå.

Linn tog sig dit hon ville

Resan började i Barcelona där Linn jobbade på ett amerikanskt hotell. Det var ett stort hotell som arrangerade stora konferenser och hade många “meeting planners”. Där fick hon kontakt med branschen och kände att det var spännande och blev inspirerad. När hon flyttade hem till Sverige började hennes resa till att bli en projektledare. Redan då visste hon att hon ville jobba med större evenemang och hittade Volvo Ocean Race. 

– Det har varit mitt drömprojekt sen start. Därför läste jag till projektledare inom möten & event i Norrtälje. Det var en Yrkeshögskoleutbildning på två år och första dagen skrev vi ett brev till oss själva om vad vi har för mål, önskemål och förväntningar. Då vet jag att jag skrev att jag ville jobba med Volvo Ocean Race. 

Under hennes andra praktikperiod planerade hon att vara på Volvo och möjligtvis få jobb där. Men precis när hon skulle börja hade företaget en stor omorganisation och kunde då inte ta emot Linn. Där stod Linn utan möjligheter men tog sig ändå vidare och sökte andra vägar in till Volvo. Hon berättar att det var svårt att veta var hon skulle vända sig i en så komplex organisation med så många olika aktörer. Men under denna tid hade Hansen passande nog ett seminarium i samband med ett eventexpo på Svenska Mässan i Göteborg, som handlade just om Volvo Ocean Race. Efter föreläsningen frågade Linn om hon kunde få praktisera hos dem och fick ja som svar. Efter sin praktik på Hansen, fick Linn en anställning och har varit på byrån sen dess, vilket var 2012.

När vi frågade Linn om hon har varit med om några utmaningar svarade hon att hon har glidit på ett bananskal. Men för att hon har kunnat glida på bananskalet har hennes målmedvetenhet varit viktig. Linn berättar att om du vet vart du vill är det lättare att skapa en väg och få kontakt med rätt personer. Men det krävs hårt jobb och mycket slit. Det är många hårda år och hård konkurrens då det är många som vill vara med, inte minst i Volvo Ocean Race.

Hur arbetar Linn (bland annat med Volvo Ocean Race)?

Hansens uppdrag i Volvo Ocean Race handlade om alla Volvos gäster som bjuds in. Under de år de har arbetat med detta projekt har de fått mycket kunskap. Tillslut kunde Hansen ge råd om vad som fungerade och inte i vissa situationer. Det Linn har fokuserat mest på i sitt arbete med projektet är gästlogisktik. Uppgiften handlade om hela förloppet, från att bygga upp registreringar vid gästansökningar till utvärdering när gästerna sen kom hem. Hansen var officiell leverantör av ”Guest Management” under de senaste fem upplagorna av Volvo Ocean Race och hanterade ca: 20 000 gäster per race, fördelat på olika hamnarna världen över. Varje grupp var som ett litet projekt i ett mega event med allt från registrering till kundkontakt, planering och genomförande. Därtill budgetering och utvärdering. Linn berättar att arbetet innefattade mycket avancerad logistik och det har blivit Hansens styrka.

Det Linn har fått mest erfarenhet av är att hantera detaljer i stora grupper. Det ska bli en upplevelse för varje individ och då har hon jobbat med personliga program. Att mål och syfte ska fyllas hos alla grupper. Hon har också lärt sig mycket om att strukturera upp ett arbete och har koll på alla dess delar. 

– Under en dag arbetar jag i olika tidszoner. Jag har behövt planera min tid utifrån varje land och tajma in det utefter min dag. Det kan vara svårt, speciellt med språk. Volvo har engelska som koncernspråk men det finns många som inte är så bra på engelska. Då får man hitta kanaler för att kommunicera och ta hjälp. 

Kina är det land som har lärt Linn mest i hur man bland annat ser på saker kulturmässigt och finansiella transaktioner. Ofta kommer det stora grupper från Kina, en gång hade hon en grupp på 600 personer.

En vanlig arbetsdag finns inte, men däremot en projektprocess

Linn har många parametrar att jobba med och projekt blir unika i och med kontakten med olika kulturer. Men generellt finns inte en vanlig arbetsdag. Den beror väldigt mycket på vilka projekt och kunder hon har. Vanligtvis är hennes arbetsdagar strukturerade på liknande sätt, men innehållet är olika varje dag. 

Däremot berättar Linn att det finns en projektprocess som brukar följa samma spår. Den börjar med att de får en eventförfrågan som går till respektive kontors- eller kundansvarig. Kommer frågan från en ny kund ser de vem som har mest kapacitet just då. Därefter frågar de kunden frågor de behöver ha svar på för att påbörja en offert. Är det en återkommande kund vet Hansen ofta vad de vill ha, men det finns alltid olika mål och syften. När svaren kommer sätter de ihop ett projektteam, beroende på hur stort event är och vad som efterfrågas. Sedan skickas offerten och när den kommer tillbaka till kan Hansen se om de fick projektet eller inte. Då börjar de sätta ihop och utvecklar projektet. Projektledaren driver projektet och tar in de kompetenser som behövs. Utifrån det blir det ett fysiskt eller digitalt event.

Hon startar från noll med en ny arbetsuppgift

I samband med att Volvo sålde konceptet Volvo Ocean Race började Linn fokusera på hållbarhet. Innan pandemin fick Linn ansvaret för att ta fram en policy inom Hansens arbete med hållbarhet. De har tidigare utgått från kundens begäran och har inte haft egna ramverk. Nu har de börjat fokusera på hållbarhet då det är ett viktigt ämne. Men när pandemin kom hoppade Linn på utbildningar inom hållbarhet. 

– Jag började en utbildning inom hållbar turismnäring. Jag har läst mycket om hållbarhet innan men saknade kunskap för att kunna kommunicera det utåt och hjälpa kunderna. I och med att pandemin har fortsatt har jag genomgått flera utbildningar. Tanken med mina studier är att jag ska skriva Hansens hållbarhetsstrategi och hur vi ska kommunicera om det. Just nu kan man inte läsa om det på hemsidan utan det kommer att komma, förhoppningsvis i höst. 

När vi pratar om detta med Linn märks det att hon känner stolthet och spänning över hennes nya arbetsuppgift. Hon startar från noll, men sen ser det som en positiv sak då hon kan skapa något helt nytt.  

Efter pandemin är Linn nästan säker på att det kommer bli mer digitala event. Hon berättar att det redan nu finns de som inte kommer gå tillbaka till hur det var innan. Behovet av digitala studios och effektivitet kommer att bli större, men de fysiska evenemangen lever kvar. Hansen kommer fortsätta jobba med fysiska event, men inte i samma utsträckning. 

Tips från Linn: våga visa att du finns

Det första rådet Linn har är att börja med att reda på vad du vill. Vet man det är det lättare att koppla ihop sig med rätt kontakter. Hon tipsar om plattformen LinkedIn, där du kan koppla dig samman med personer som är relevanta för den tjänst eller det företag du vill jobba med. Våga kontakta dem och visa att du finns. 

När det gäller hållbarhet säger Linn att den generella kunskapsnivån är ganska låg. Har du kunskap och vill komma in i branschen är det lätt att bli hörd och väldigt värdefullt för företag som behöver ställa om. Är man intresserad av hållbarhet finns det många möjligheter. 

– Nätverka och visa dig på platser som du vet etablerade personer redan är verksamma inom. Men gör också lite research på vad du vill. Har du otydliga mål och inte vet vad du vill göra är det svårt för människor att hjälpa dig hitta rätt personer. Det blir mycket lättare att koppla ihop dig med rätt personer om du vet vad och vart du vill. 

Vill du också arbeta med events?

Ta första steget in i eventbranschen med Innovative Event Management!