28 feb EVENTMANAGERNS VERKTYGSLÅDA: 20 PROGRAM SOM HJÄLPER DIG ATT PLANERA OCH HANTERA DITT EVENT

Om man ger sig in i eventbranschen får man räkna med att hålla koll på många saker samtidigt. För att du ska kunna njuta av glädjen som kommer med att arrangera ditt alldeles egna event, måste du också ha verktygen som hjälper dig på vägen. Det gäller alltså att strukturera upp alla delar av eventet så det kan flyta på så gott som möjligt. Att organisera mera skadar inte, och en programvara för att strukturera tar dig en bra bit på vägen. Men det kan också vara ett hav av alternativ ute på marknaden, och ibland svårt att veta vad man ska välja. Vi har därför samlat de bästa event management-verktygen som finns ute på marknaden, i hopp om att du ska hitta något som faller dig i smaken.

Beatswitch

En jätte i programutvecklarvärlden som har sina rötter i Belgien. Många festivalarrangörer använder Beatswitch, eftersom programmet enkelt samlar festivalens alla delar på ett ställe. Här kan du hantera artister, bokningar, besökare och sponsorer för att nämna några. Beatswitch fungerar riktigt bra för dig som vill arbeta med CRM (Customer Relationship Management), då du enkelt kan sortera upp dina intressenter – så ingen glöms bort. De har också ett enkelt tidslinjeverktyg för dig som gillar att få en överblick över eventets milstolpar. För dig som vill göra ditt event tillgängligt på appar är det inget problem, Beatswitchs tjänster har gjort det möjligt.

Marcato Festival

Om du kommit såhär långt i artikeln är vi ganska säkra på att du gillar ordning och reda, och då är Marcato Festival programvaran för dig. Här kan du planlägga dina event, kommunicera och hantera förfrågningar från kollegor. Marcato Festival kan enkelt användas av alla i teamet och ser till så att inget försvinner i milslånga mejlkonversationer. Festivaljätten Coachella använder bland annat Marcato för att hålla sitt event i rullning.

Monday

Monday är programmet som strukturerar upp dina arbetsuppgifter. Här kan du enkelt hålla koll på vad de andra i teamet jobbar med, och följa upp så ni ligger i fas i ert arbete. Ett lätthanterligt program där du kan dela ditt arbete med alla du jobbar med.

Confetti

Tjänsten Confetti är utvecklad på svensk mark. Här kan du bland annat bygga upp din egen eventdomän, skapa inbjudningar och sortera anmälningarna som kommit in. För dig som driver flera event samtidigt är Confetti perfekt, här kan du hålla koll på alla event från en och samma tjänst.

Drömmer du om att arrangera nästa stora event?
Läs om vår kurs Innovative Event Management 

FestivalPro

FestivalPro är, som namnet avslöjar, en ultimat programvara för festivalarrangören. Och det innebär inte enbart musikfestivaler, utan festivaler i allmänhet. Här kan du samla din strategi, personal, scenbokning, marknadsföringsplan och mycket, mycket mer. Besökare kan utan problem köpa biljetter till festivalen du arrangerar och du får en överskådlig blick över alla diverse besökare.

Social Tables

På Social Tables börjar det klia i en visualiserares fingrar. Utöver struktureringen av arbetsuppgifter kan du rita upp ditt event grafiskt, vilket kan underlätta när man vill dela med sig av sina eventidéer. Med programmet kan du också få en enkel överblicka av försäljningen, samt använda färdiga mallar för till exempel avtal. Du kan alltså spara in en massa tid, och det tackar man ju inte nej till.

Doubledutch

Doubledutch är en lite dyrare version, men en riktigt bra tjänst om du ska skapa stora event. Här hittar du egentligen allt du kan tänkas behöva när du sätter igång med event management. Det är svårt att misslyckas om du har Doubledutch vid din sida, helt enkelt.

Basecamp

Denna tjänst är bra för teamet som vill ha en gemensam överblick över projektet ni driver. På Basecamp kan ni uppdatera varandra om dagens sysslor i en chattfunktion, skapa to-do-lists, uppdatera scheman med viktiga datum. Du kan även skapa olika grupper beroende hur din organisation är uppbyggd, men samtidigt hålla kontakten med alla delar av projektet.

Eventbrite

Alla orkar inte sitta och pilla med programmering för en enkel hemsida, och då är det tur att tjänster som Eventbrite finns. Här kan du bygga din eventdomän utifrån olika mallar och både sälja biljetter och ta emot betalningar online. Tjänsten arbetar mycket med sökmotoroptimering, så att du lättare ska nå igenom med ditt event på olika sökmotorer.

Eventsforce

Eventsforce hjälper dig, likt de andra programvarorna, att samla allt på ett ställe. Lika lätt som tjänsten gör det för dig att hålla koll på eventets alla delar, är det lätt för besökarna att anmäla sig till ditt event med Eventsforce. Du kan även följa upp hur försäljningen går, om ni håller er till tidsschemat och mycket mer.

Vad är viktigt att tänka på när man arrangerar ett event? Innovative Event Management ger dig alla delar.

Memlin

Memlin är en trygg och enkel tjänst för dig som vill ta emot anmälningar till ditt event. Den är användarvänlig och gör sitt jobb, och har ett registreringssystem som du lätt kan exportera till diverse filformat.

Trello

Om du inte kan få nog av checklistor så är Trello perfekt för dig och ditt team. Här kan ni dela en anslagstavla digitalt och göra materialet tillgängligt för alla i eventstaben. En lättillgänglig tjänst för de som vill ha full koll på agendan.

Kahoot

Vi vill även tipsa om en tjänst som kan pigga upp ditt event när det väl är i rullning. Kahoot gör det lätt för dina besökare att interagera med eventet och fungerar på de flesta enheter. Genom Kahoot kan du hålla dina eventbesökare alerta genom att de bland annat får svara på frågor.

Magnet

Magnet är ett verktyg som gör det enkelt att skapa events. Du kan skapa anmälningslistor och slippa krångla i Excel eller andra program som kan vara komplicerade. Om ditt event ska innehålla biljetter så kan du enkelt skapa och hantera dem med hjälp av Magnet. Magnet går att använda till allt från konferenser till fester. 

Eventlogic

Vill du att hanteringen och planeringen av ditt event ska vara logisk och utan krångel? Då kan Eventlogic vara något för dig. Med Eventlogic kan du förenkla hela resan från det att du får din idé till att eventet är genomfört. Eftersom att Eventlogic har färdiga mallar för exempel vid inbjudningar behöver du inte själv ha några specifika förkunskaper. 

Hopin

Om du ska skapa ett digitalt event men ändå vill få känslan av att det sker fysiskt kan det vara värt att kolla in Hopin. Med hjälp av Hopin kan du fixa så att deltagarna virtuellt kan röra sig som att det vore en fysiskt event. Med Hopin kan du skapa både små och stora events. 

vVenues

Ett annat verktyg för digitala event som ska efterlikna fysiska event så mycket som möjligt är vVenues. Där kan deltagarna få en VR-upplevelse av eventet, som att de vore fysiskt på plats. Beroende på vilka typer av miljöer du vill ha på ditt event går priset på tjänsten upp eller ner. 

GoToMeeting

GoToMeeting är kanske ett av världens mest populära videokonferensverktyg. Där kan du använda dig av en digital whiteboard, chatt och få möjligheten att spara obegränsat antal inspelningar i molnet. Funkar perfekt för digitala events för upp till 250 deltagare. 

Trippus

Om du har en idé på ett event men än inte vet om det ska ske fysiskt eller digitalt kan Trippus hjälpa dig. Det är plattformen som erbjuder kompletta hjälpmedel, både för digitala och fysiska event. All administration sker smidigt och du kan ha koll på hur mycket engagemang det sker runt omkring ditt event. Allt för att du ska kunna planera ett så bra event som möjligt. 

Eventbuizz

Få hjälp med ditt event både innan, under och efter. Eventbuizz har sitt huvudkontor i Köpenhamn och är därmed extra bra på den europeiska kulturen och vet vad som funkar och inte. 

Cvent

Cvent hjälper dig med processen att planera och hålla i ett event från start till mål. Du kan spara tid genom att Cvent automatiserar många uppgifter som du annars skulle ha behövt göra manuellt. De hjälper dig med marknadsföring och har du frågor är deras kundservice öppen 24/7.